Estar conscientes de las oportunidades

El conocimiento de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de la organización, es el punto de partida real para la planificación. Es importante observar previamente todas las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y por completo. Todos los gerentes deben conocer cuál es su situación en cuanto a sus puntos fuertes y débiles, comprender que problemas desean resolver y porqué, así como saber que esperan ganar. La planificación requiere del diagnóstico realista de la situación de oportunidad.

Establecer objetivos

El segundo paso es establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinada. Ésta se debe hacer tanto para el largo plazo como para el corto plazo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan lo que se tiene que hacer en definitiva, a qué habrá de darse prioridad y qué tendrá que lograrse mediante la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. Los objetivos forman una jerarquía.

Desarollo de premisas

Un tercer paso lógico en la planificación es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas de planificación críticas, tales como pronósticos, políticas básicas aplicables y planes existentes de la compañía, son suposiciones sobre el medio ambiente en el cual se llevará a cabo el plan. El principio básico de las premisas de planificación es: cuanto más comprendan las personas encargadas de la misma y estén más de acuerdo en utilizar premisas de planificación consistentes, será más coordinada la planificación de la empresa. La elaboración de pronósticos es importante en la fijación de premisas. Las premisas están limitadas a suposiciones que son críticas o estratégicas, para un plan, es decir, aquellas que influyen más sobre su operación.

Determinación de cursos alternativos 

El cuarto paso en la planificación, es buscar y examinar cursos alternativos de acción, en especial aquellos que no se manifiestan claramente. Pocas veces existe un plan para el que no se tienen alternativas razonables y con frecuencia una alternativa no obvia resulta ser la mejor.

Evaluación de cursos alternativos

Después de buscar cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles, el siguiente paso es evaluarlos, preponderando los que se ajusten a las premisas y las metas. Quizás un curso parezca ser el más rentable, pero requerirá de un gran desembolso de efectivo y tendrá un periodo de recuperación lento; tal vez parezca menos rentable, pero puede tener menos riesgo; otro quizás esté más acorde con los objetivos a largo plazo en la compañía.

Seleccionar un curso

Es el punto en el que se adopta el plan, el punto real de toma de decisiones. Ocasionalmente, el análisis y la evaluación de cursos alternativos da por resultado que dos o más son aconsejables y el gerente puede decidir seguir varios cursos en lugar del mejor.

Formulacion de planes derrivados

Cuando se toma la decisión, pocas veces la planificación está completa; por lo tanto se señala un séptimo paso. Se requieren planes derivados para respaldar el plan básico.

Expresión numérica de los planes mediante la presupuestación 

Después de tomar las decisiones y establecer los planes, el paso final para darles significado, es llevarlos, convirtiéndolos en presupuestos.